Správa objednávek

Možnosti správy objednávek

S objednávkami můžete pracovat na různých místech, podle vašich potřeb, nejčastější jsou tyto varianty:

  1. Plná správa objednávek, fakturace a dobropisů v e-shopu a následující export do účetního systému. Obsluha pracuje plně v administraci e-shopu.
  2. Plná správa objednávek ve vašem systému, například v ekonomické systému POHODA. Obsluha do e-shopu vůbec nevstupuje.
  3. Kombinace správy objednávek v e-shopu a v ekonomickém systému.

Správa objednávek v ekonomickém softwaru

V závislosti na výběru ekonomického software (Aktuálně náš e-shop můžeme napojit na libovolný systém a máme zkušenosti s napojením na více než 10 systémů) můžeme napojit správu objednávek na různých úrovních. Například u systému Pohoda je možné plné napojení, kdy obsluha pracuje jen v tomto systému a naše řešení zajišťuje:

  • Přenos objednávek z e-shopu do systému Pohoda
  • Přenos stavů objednávek do e-shopu (přijatá, vyřizuje se, odesíláme, vyřízeno a podobně)
  • Informování nakupujících e-mailem nebo přes SMS o stavu objednávek

Plná nebo kombinovaná správa objednávek v e-shopu

Systém je nastavený tak, aby umožňoval zejména:

  • co nejrychlejší vyřízení objednávek a to jak maloobchodních tak velkoobchodních
  • rychlé dohledání a úpravy objednávek nebo zákazníků
  • storna objednávek podle aktuálních účetních pravidel i pro měsíční plátce DPH
  • možnost propojení se systémy pro tisk štítků (Česká pošta - CPOST, PPL, GEIS, GLS connect a další)
  • automatické označování podezřelých objednávek a práce s černou listinou
  • export objednávek do libovolného ekonomického SW (Pohoda, Money S3, Premier ...)
  • měření objednávek, exporty a statistiky objednávek
  • standardní stavy objednávek: přijatá/zadaná - k vyzvednutí - expedovaná - storno, nově i "ve výrobě / zpracovává se"

Navíc:

  • systém neustále vylepšujeme
  • všechny vlastnosti je možné upravit na míru vašim požadavkům

Kromě dodání systému s vámi rádi projdeme kompletní logistiku procesů ve firmě a navrhneme další vylepšení systému tak, aby procesy byly co nejefektivnější.

Další informace k funkci objednávek

  • Zabezpečení proti ztrátě objednávek.
  • Objednávky vidíte najednou, je možné je filtrovat podle různých kritérii (přijaté, expedované, stornované podle způsobu uhrazení, pro různá data ...).
  • Objednávky je možné rozšiřovat nebo naopak některé položky odstranit.
  • Můžete individuálně změnit cenu objednávky případně nastavit procentuální slevu u objednávky nebo jednotlivých položek.
  • Při práci můžete využívat e-mailové šablony pro automatické informování klientů (objednávka byla odeslána a podobně). Tyto šablony můžete sami měnit.
  • Možnost propojení objednávek se skladem (modul e-shopu nebo v libovolném externím programu). Navíc můžete využít práci s obalovým materiálem a dalšími položkami, které nejsou přímou součástí prodeje, ale je potřeba je doplňovat pro úspěšné vyřízení objednávek.
  • Zobrazení příznaků objednávek (opakovaná, se slevou, podezřelá, velkoobchod).
  • Systém lze provozovat v režimu plátce DPH i neplátce DPH.
  • Možnost předání objednávky do výroby (nebo procesu zpracování) na jeden klik a zpět. Zasílání automatického e-mailu zákazníkovi o stavu jeho objednávky.

 

Telefonické objednávky

Pro rychlé vyřízení telefonických objednávek můžete založit novou objednávku přímo v administrační části a rychle do ní přidávat požadované produkty. Tato forma telefonických objednávek je vhodná hlavně pro koncové klienty, kteří nemají e-mail, případně pro osobní odběry. 

e-shop s možností telefonických objednávek

 V B2B režimu je možné pro telefonické objednávky využít rychlou filtraci zákazníků (dynamické vyhledávání):

filtrace uživatelů

Díky této filtraci rychle najdete klienta a vytvoříte pro něj novou objednávku, kterou lze ihned odeslat (platba na fakturu) nebo zaslat na e-mail. 

Vlastnosti systému z pohledu telefonických objednávek

  • Produkty najdete rychle pomocí pole s našeptávačem (hledání podle názvu, kódu, id).
  • Není nutné vyplnit zákazníka nebo e-mail. Tato možnost vznikla na základě praktických zkušeností, kdy objednávají zákazníci, kteří nemají e-mail nebo nechtějí uvést adresu (osobní odběr).
  • Nepřenášejí se do statistik Google Analytics, ale započítávají se do vnitřních statistik e-shopu.
  • Je možné přidat jakýkoliv produkt nebo službu za libovolnou cenu. To znamená, že produkt nemusí být v e-shopu. Tato možnost se hodí v případě výroby na míru nebo u služeb.
  • Na jednom místě vyplníte všechny údaje včetně způsobu dopravy a platby. Následně můžete nechat zaslat e-mail, nebo vytisknout fakturu.
  • S cenou můžete pracovat. Můžete měnit cenu produktů nebo přidat slevu na celý nákup a to buď v procentech (např. -5 %) nebo jako částku (-100 Kč). 

Faktury, Dobropisy

  • Doklady vystavujeme podle aktuálních účetních pravidel na základě konzultací s profesionálním daňovým poradcem.
  • Možnost exportu do zvoleného účetního programu*.
  • Možnost změn faktur v administraci.
  • Hromadný tisk faktur pro rychlý export nebo pro účely archivace.
  • V případě převodu zaslání proforma faktury (zálohové faktury).
  • Systém je vhodný i pro měsíční plátce DPH, kterým se vrací zboží z dobírek.
  • Standardně v e-shopu využíváte šablonovou fakturu, na které upravíme firemní údaje (loga, podpis, razítko, splatnost).
  • Máte možnost editovat údaje z administrace a přegenerování faktur.
  • Možnost storna objednávky nebo vytvoření dobropisu (podle DUZP).
  • Na přání individuální rozložení a vzhled faktury*.

Zasílání dokladů je závislé na způsobu dopravy a platby

  • Zasílání + dobírka: Zasílá se faktura, v případě storna se vystavuje dobropis.
  • Libovolná doprava + převodem: Zasílá se proforma faktura, v případě neuhrazení je možné jednoduše stornovat.
  • Libovolná doprava + platba kartou: Platba se provede ihned, proto se zasílá faktura. V případě vrácení je možné vystavit dobropis.
  • Osobní odběr + platba v hotovosti: Vytiskne se faktura a následně je možné storno.

Automatické párování plateb

  • Možnost napojení jakékoliv banky (doporučujeme FIO účet, který umožňuje plnou automatizaci).
  • Kontrola částky přes VS (číslo objednávky).
  • Přehledné ověření a zpracování nespárovaných položek.
  • Plná automatizace pro FIO banku. Možnost jednorázově nastavit automatický přístup do banky přes FIO API. Umožňuje stahovat aktuální informace o příchozích platbách a rovnou automaticky párovat bez nutnosti ručního zásahu. 
  • U bank kromě FIO je třeba z internetového bankovnictví ručně exportovat pohyby za dané období v pravidelných intervalech do tzv .gpc souboru. Následně tento .gpc soubor zadat při ručním párování plateb v ANT CMS.
  • Podporované formáty: ABO (.gpc)
  • Aktuálně podporované banky: FIO, Raiffeisen Bank, Komerční Banka, ČSOB, mBank a další.

Sledování objednávek

Zákazník může zobrazit informace o objednávce pomocí unikátního odkazu z e-mailu (není nutné se přihlašovat, ale zobrazí se mu stav jen jedné objednávky. Zákazník může provést storno objednávky, což doporučujeme, protože stejně může zboží vrátit do 2 týdnů bez udání důvodů a v případě včasného storna objednávky můžete ušetřit náklady za zabalení a odeslání.

Po přihlášení se zákazníkům zobrazí kompletní seznam objednávek, kde si může mimo jiné stáhnout kopie dokladů ve formátu PDF a prohlédnout stav objednávek.

Seznam objedávek přihlášeného uživatele

Trasování zásilky, trasování balíku

Pro balíky zasílané pomocí České pošty jsme připravili pro zákazníky možnost sledovat zásilku od podání až k doručení.

Co k tomu potřebujete? Stačí mít uzavřenou smlouvu s Českou poštou.

Jak to funguje? Při samotné expedici zásilky z administrace e-shopu se balíku (objednávce) přidělí automaticky trasovací číslo z předem definované číselné řady. Toto číslo se vloží do šablonového e-mailu, který se posílá při expedici zásilky. Zákazník tak může pak na jedno kliknutí sledovat (na mobilu, na svém PC apod.), kde se jeho zásilka právě nachází. Můžete ho také vidět jako administrátor ve výpisu v správě objednávek. Podrobnosti o možnostech sledování viz Česká pošta Track&Trace a mobilní aplikace česká pošta.

Zákazníci, uživatelé

Je možné pracovat s neomezeným množstvím zákazníků nebo uživatelů.

Zákazníci, kteří vyplní špatně údaje nebo si nevyzvedli zboží, si můžete zařadit na černou listinu (black list). Systém objednávek vás na toto při příští objednávce sám upozorní.

Uživatelé jsou pracovníci pověření prací se systémem. Je možné nastavit různá práva pro práci s e-shopem.

Zákazníky rozdělujeme na maloobchodní a velkoobchodní zákazníky (pouze při využití velkoobchodního modulu).

V případě změny hesla, můžete uživateli nechat automaticky odeslat e-mail s novým heslem.

AUTOMATICKÝ BLACKLIST OBJEDNÁVEK A ZÁKAZNÍKŮ,
"ČERNÁ LISTINA" ZÁKAZNÍKŮ

Automatické zařazení objednávky na blacklist funguje na principu kontroly, zda nová objednávka není ve shodě se zákazníky nebo objednávkami na vašem blacklistu. Např. na blacklist je dobré si dávat zákazníky, kteří nepřevzali zboží nebo jej vrátili.

Podívejte se jak objednávky na blacklist fungují.  

Částé otázky a odpovědi

Máte oddělené číslování faktur a objednávek?

Ano číselné řady jsou oddělené tak, aby číselná řada faktur byla souvislá i při stornu objednávky. Standardně je možno určit počáteční číslo řady a libovolný formát a to pro každý kalendářní rok zvlášť.

Obecné vlastnosti

ProduktY (Zboží)

Filtrace produktů

Značky (výrobci)

Zobrazení produktů a variant

Konfigurátor produktů

Práce s produkty a obsahem

Sklady

Import/Export (propojení)

Velkoobchodní modul

MODUL TVORBY NABÍDEK

Správa objednávek

Nákupní košík

Marketingové nástroje

Exporty a statistiky

Zbožové porovnávače (vyhledávače)

Zpravodaj / Newsletter

  • E-mailová fronta

Mutace a měny

Naše práce je o plánování, spolehlivosti a výsledcích!

Pojďme se setkat,

ukážeme vám, jak díky nám budete na internetu úspěšnější!

Naše práce je o plánování,...