Co je modul Fakturace a co vám přinese?
Máte nový e-shop a přemýšlíte, jak odbavíte objednávky zákazníků? Nechcete investovat peníze do drahého účetního software? Využijte připravený modul Fakturace, který plně vyhoví vašim potřebám.
Standardně modul Fakturace umožňuje
- nastavení fakturačních a kontaktních údajů
- nastavení, zda je provozovatel e-shopu plátce/neplátce DPH
- vložit vlastní logo na objednávku/fakturu
- automatické vystavování objednávek, které se odesílají e-mailem po vytvoření objednávky zákazníkovi
- manuální generování faktury/dobropisu k vybrané objednávce
- Možnost storna objednávky nebo vytvoření dobropisu (podle DUZP)
Individuální rozšíření Fakturace za příplatek
- Propojení s účetními systémy jako Pohoda, Vario, Flexibee a další.
- Automatické odesílání vygenerovaných faktur zákazníkovi e-mailem při expedici
- Na přání individuální rozložení a vzhled objednávky/faktury
- Můžeme na míru upravit XML vygenerovaných faktur za určité období
Nastavení fakturace v ANT CMS
Prvním krokem pro správné používání tohoto modulu je správné nastavení fakturačních údajů, které se pak na fakturách, objednávkách či dobropisech objevují. Pro jejich nastavení přejděte do: Administrace -> Nastavení -> PDF faktura hlavička dodavatel:
Nastavení do verze 29.0.0
Nové nastavení od verze 29.0.0
V této části si můžete nastavit tyto důležité údaje:
- číslo vašeho účtu ve formátu xxxxxxxx/kodBanky,
- IBAN vašeho účtu,
- logo vašeho obchodu, které se bude zobrazovat na faktuře,
- název Vaší společnosti, na kterou budou vystaveny faktury (nemusíte zpravidla měnit, protože již je nastaveno v jiné části nastavení),
- SWIFT kód Vaší banky, seznam kódů bank: http://www.mesec.cz/bankovni-ucty/osobni-ucty/pruvodce/swift-kody-bank/,
a dále kontaktní a fakturační údaje, které jsou pak zobrazeny na faktuře.
Další nastavení je ještě ukryto ve vedlejší záložce “Fakturace”. Zde je možné nastavit splatnost faktur ve dnech a texty, které se budou zobrazovat v patičce Objednávky, Proforma faktury, Faktury a Dobropisu. Tyto texty, které jsou předvyplněny, doporučujeme ponechat, ale je možné je v případě potřeby změnit.
Je možné také nastavit individuální splatnost faktur danému uživateli v detailu uživatele:
Takto jsou nastaveny základní informace na faktuře.
Práce s fakturami v ANT CMS
Faktury se generují v prostředí správy objednávek.
Pokud mám v objednávkách novou objednávku, mohu k ní vygenerovat fakturu. Jak je již rozepsáno v nápovědě pro objednávky, objednávka může nabývat několika stavů. Důležité stavy jsou pro nás zejména “Z” jako zaplaceno, nebo “N” jako nezaplaceno a také “D” jako dobírka nebo “P” jako převodem, případně může být také platba na fakturu u VIP velkoobchodníků.
Prohlédněte si všechny příznaky ve Správě objednávek.
V případě, že řeším dobírku, nebo zaplacenou platbu převodem, mohu generovat fakturu.
Bod 1 ukazuje štítek Zaplaceno, bod 2 zaškrtávátko, kterým objednávku vyberu a bod 3 je umístěn u tlačítka pro vygenerování faktury.
Pokud stisknu tlačítko pro generování faktury, faktura se vygeneruje. Poznám to tak, že v pravé části u objednávky zezelná štítek “fa”, který je umístěn mezi “obj” a “i”.
Tlačítko OBJ - po stisknutí se objeví objednávka ve formátu PDF. Jedná se o dokument, který je z e-shopu uživateli odeslán jako první po dokončení objednávky.
Příklad vygenerované objednávky:
Tlačítko FA - nově vygenerovaná faktura ve formátu PDF. Můžete ji takto zobrazit nebo si ji stáhnout a vytisknout. Faktura se automaticky neodesílá e-mailem, protože je spíše na obsluze e-shopu, jak s ní plánuje pracovat. Častým zvykem je fakturu vytisknout a připojit do balíčku k produktu.
Příklad vygenerované faktury:
Tlačítko i - jedná se o další informace o objednávce. Po rozkliknutí jsou vidět některé další údaje, jako například IP adresa, operační systém, prohlížeč zákazníka a další.
Jak vystavenou objednávku stornovat a vystavit dobropis
Může vzniknout situace, kdy bude nutné již zaplacenou objednávku stornovat. Aby byl pořádek v účetnictví, je nutné vystavit dobropis.
Dobropis je možné vystavit na celou objednávku, nikoli částečný dobropis.
Oboje naleznete v editaci objednávky. Rozklikněte v přehledu objednávek číslo objednávky:
A přesunete se do prostředí editace objednávky. Vyberte záložku “Storno objednávky / Dobropis”:
V horní části je možné připojit poznámku Storna. Ta se bude hodit po pozdějším vyhodnocování úspěšnosti e-shopu. Následně je možné Stornovat objednávku bez odeslání nebo s odesláním e-mailu informujícím o stornu zákazníka.
Ve spodní části této editace se nachází nástroj na vytvoření dobropisu:
Je nutné zadat datum vystavení dobropisu, datum splatnosti a datum uskutečnitelného zdanitelného plnění v případě, že jste plátce DPH.
Je dobré rovněž uvést důvod pro vytvoření dobropisu, který se do dobropisu propíše. Příklad vygenerovaného dobropisu:
Do přehledu objednávek se pak objednávka uloží pod záložku Storno, kde se zobrazují také připojené poznámky ke stornu. Pokud je vygenerován dobropis, lze ho zde zobrazit/tisknout ve formátu PDF - tlačítko “db”.
Export vygenerovaných faktur a dobropisu za určité období (příplatkové rozšíření)
Export faktur najdete v Administrace -> Rozšiřující moduly -> Export faktur:
Modul vypadá takto:
Je možné zvolit datum OD a datum DO, zvolit typ Data (tedy zda chcete exportovat faktury za dané období podle data vystavení, nebo data splatnosti, nebo data zdanitelného plnění), které chcete vyexportovat a kliknout na jedno ze dvou tlačítek:
- první stáhne vygenerované faktury ve formátu .pdf do .zipu,
- druhé stáhne připravený XML feed pro Pohodu.
Informujte se o možném propojení vašeho e-shopu s ekonomickým software, jako například je Pohoda, Money S3, Vario a další.
Související nápověda
Propojení e-shopu s programem POHODA
Práce s objednávkami v ANT CMS
Základy práce s ANT CMS
