Co je modul Správa objednávek a co vám přinese?
Přehledná práce s objednávkou v jakémkoliv stavu tak, aby zpracování objednávky (maloobchodní i velkoobchodní) od jejího přijetí do předání dopravci trvalo co nejkratší dobu. Všechny potřebné úkony vyřešíte jednoduše na jednom místě.
INFO: Následující článek popisuje standardní funkčnost modulu Objednávky.
Kromě dodání systému s vámi rádi projdeme kompletní logistiku procesů ve firmě a navrhneme další vylepšení systému tak, aby procesy byly co nejefektivnější.
Pro zobrazení Objednávek přejděte do Administrace -> Objednávky:
Práce s modulem Správa objednávek v ANT CMS
Přehled štítků ve Správě objednávek:
|
Štítek |
Název |
Popis |
|
|
Zaplaceno |
Značí uhrazenou objednávku |
|
|
Nezaplaceno |
Značí neuhrazenou objednávku |
|
|
Platba převodem |
Značí objednávku platbu převodem |
|
|
Dobírka |
Značí objednávku dobírka |
|
|
Online platba ComGate |
Značí objednávku online platba ComGate (Příplatkové rozšíření) |
|
|
Online platba ČSOB |
Značí objednávku online platba ČSOB (Příplatkové rozšíření) |
|
|
Online platba GoPay |
Značí objednávku online platba GoPay (Příplatkové rozšíření) |
|
|
Hotově |
Značí objednávku Hotově |
|
|
Essox splátky |
Značí objednávku s platbou formou Essox Splátek (Příplatkové rozšíření) |
|
|
VIP zákazník (Platba na fakturu) |
Značí objednávku, když objednává VIP zákazník |
|
|
Objednávka |
Tlačítko pro náhled objednávky v PDF |
|
|
Faktura nevygenerovaná |
Neaktivní tlačítko, faktura neexistuje |
|
|
Faktura vygenerovaná |
Aktivní tlačítko pro náhled faktury v PDF |
|
|
Další informace |
Zobrazí další informace |
|
|
ComGate info |
Neaktivní tlačítko, aktivní zobrazí informace o uhrazené ComGate platbě (Příplatkové rozšíření) |
|
|
ČSOB info |
Neaktivní tlačítko, aktivní zobrazí informace o uhrazené ČSOB platbě (Příplatkové rozšíření) |
|
|
Dobropis |
Tlačítko pro náhled dobropisu v PDF |
|
|
GoPay platba |
Tlačítko pro zobrazení informací o uhrazené GoPay platbě (Příplatkové rozšíření) |
|
|
Generovat štítek |
Balíkobot: tlačítko pro vygenerování štítku (Příplatkové rozšíření) |
|
|
Smazat štítek |
Balíkobot: tlačítko pro smazání štítku (Příplatkové rozšíření) |
|
|
Zobrazit štítek |
Balíkobot: tlačítko pro zobrazení štítku v PDF (Příplatkové rozšíření) |
|
|
Tištěno |
Balíkobot: značí objednávku, jejíž štítek je vytisknut (Příplatkové rozšíření) |
|
|
Exportováno |
Značí objednávku, která byla exportována do CSV pro ověření plateb (souvisí s modulem na párování plateb) (Příplatkové rozšíření) |
Přehled stavů ve Správě objednávek:
- Zadaná - nová objednávka, která není vyřízena
- Expedovaná - hotová objednávka, která byla odeslána přepravci/zákazníkovi
- Storno - stornovaná objednávka
- K vyzvednutí - objednávka připravena k vyzvednutí u vás na prodejně nebo odběrném místě
Orientace v modulu Správa objednávek
1. Blok Uhrazeno
Nástroj pro nastavení “Zaplaceno”, když je objednávka zaplacena. Tento nástroj použijete v případě platby převodem, kdy nejdříve zkontrolujte svůj bankovní účet, zda vám zákazník poslal platbu. V případě, že ano, vyberte příslušnou objednávku a stiskněte Uhrazeno. Zákazníkovi automaticky přijde informace e-mailem, že Vám platba dorazila a jeho objednávka byla uhrazena. Zaplacenou objednávku poznáte tak, že se změní červený příznak “N” na zelený “Z”.
Zároveň tlačítko Uhrazeno u online plateb nastavuje Datum uskutečnitelného zdanitelného plnění automaticky na datum vystavení faktury. Účetně je tento princip takový:
V okamžiku, když mi přijde online platba, vystavuji fakturu. Datum přijetí platby je také datem vystavené faktury a datem uskutečnitelného zdanitelného plnění. Zpětně lze tento datum ovlivnit ručním nastavením data v kolonce nad tlačítkem. V případě rozšíření automatického párování plateb s vaší bankou, je možné nastavit automatické generování faktur po přijetí částky.
Možné rozšíření: informujte se o možnosti automatického párování plateb z vaší banky a automatického označení objednávky jako uhrazeno.
2. Blok Akce
Levé tlačítko “Označ expedici” slouží pro výběr všech objednávek k expedici na jeden klik. Tedy těch, které jsou na Dobírku či Zaplaceny (zaplacené převody a online platby). Pole pod tlačítkem slouží pro nastavení Data uskutečnitelného zdanitelného plnění na vygenerovanou fakturu.
Malá nápověda prozrazuje, že se tak stane u Dobírky, na online platby (jako je GoPay, PayU, WebPay atd) či platby převodem to nemá vliv. Pro nastavení DUZP u online převodů je nutné využít tlačítko v rámci bloku 1.
Poslední tlačítko vlevo pro vybrané objednávky vygeneruje faktury.
DUZP převod + online platby = datum přijetí platby
DUZP dobírka = datum vystavení faktury
Projděte si také návod jak na fakturaci.
Tlačítka v pravé části tohoto bloku přesunou vybrané objednávky buď do expedovaných (přičemž se zákazníkovi automaticky odesílá e-mail s informací o expedici jeho zásilky) či do objednávek K vyzvednutí. To jsou takové objednávky, u kterých zákazník vybere Osobní odběr, například u vás na prodejně. V případě označení objednávky jako “K vyzvednutí” se automaticky zákazníkovi odesílá e-mail s informací, že je jeho objednávka připravena k vyzvednutí.
3. Blok CSV Export
Umožňuje vybrané objednávky exportovat do .CSV tabulky, kterou následně nahrajete do uživatelského účtu vašeho dopravce. Je připraven export pro rozhraní CPOST České Pošty, ale jako příplatkové řešení jsou připraveni další dopravci:PPL, Geis, DPD, Toptrans, FORF, Zásilkovna a další.
Projděte si nápovědu, jak správně nastavit rozhraní CPOST pro párování objednávek.
7. Blok objednávek
Každá objednávka obsahuje číslo objednávky - kterým se lze prokliknout do detailu objednávky - Jméno, příjmení a další osobní údaje zákazníka, kontaktní údaje. Pokud zákazník vyplní poznámku, zobrazí se zde. Datum zadání objednávky (tedy datum, kdy zákazník klikne v nákupním košíku na “Závazné objednat”. Dále cenu a další příznaky, které jsou přiblíženy výše.
Úprava detailu objednávky
Každou objednávku je pochopitelně možné editovat. Jednak z důvodů, kdy zákazník může chybně vyplnit například adresu doručení, tak i z důvodů, kdy zákazník si bude přát objednávku stornovat, či připojit k ní nebo odebrat z ní další produkty. Jak již bylo zmíněno, dostanete se do detailu objednávky stisknutím tlačítka s číslem objednávky:
V horní části je modrá informace. V tomto případě informuje administrátora o tom, že se jedná o první objednávku uživatele. V pravém jejím rohu ji lze vypnout.
V horní části se mohou objevovat tyto informační hlášky
(Poslední hláška se týká objednávky se zapnutým Velkoobchodním modulem.)
Dále na kartě Základní lze objednávku označit, respektive uživatele, označit jako VIP, Velkoobchodníka, nebo jej umístit na Blacklist.
Dále lze editovat stav objednávky. Pokud jej editujete zde, uživateli se neodešle e-mail o změně. Následně jsou zobrazeny fakturační údaje (které zákazník může vyplnit pokud potřebuje vystavit fakturu na jiné údaje, než na jaké chce obdržet zboží) a doručovací údaje.
Pod nimi informace o vybrané dopravě a platbě a poznámka od zákazníka.
Ve spodní části editačního okna je možné spravovat objednané produkty. Produkty je možné odebrat, snížit či zvýšit počet jejich kusů či přidat nové zboží do stejné objednávky.
Vše je možné editovat a následně po editaci uložit a odeslat ještě jednou zákazníkovi. Editací se zároveň přegeneruje PDF objednávka, která uživateli dorazila v prvním e-mailu.
V pravém okně je možné objednávku smazat.
TIP: Pokud využíváte modul sklad, doporučujeme objednávky stornovat a ne mazat. Při stornu objednávky se počet kusů na skladě vrátí zpět o počet kusů v objednávce.
Jak funguje Blacklist objednávek a uživatelů?
Pomocí funkce "blacklist" můžete označit podvodného, nespolehlivého zákazníka nebo objednávku na e-shopu. Šetříte tak svůj čas a náklady za dopravu.
Aby se jakákoliv nová objednávka automaticky označovala "blacklist" příznakem, musíte provést alespoň jeden z následujících kroků:
- Nastavit alespoň jednomu konkrétnímu uživateli v administraci příznak "blacklist".
- Označit alespoň jednu objednávku (nebo i více) "blacklist" příznakem.
Je možné tyto způsoby kombinovat.
Poté začne systém sám hledat a porovnávat data v nově zadaných objednávkách oproti již těm na "blacklistu". Zda-li se nově příchozí objednávka označí příznakem "blacklist", se testuje ve třech krocích.
V každém kroku jsou informace v nové objednávce porovnávány s informacemi z uživatelů na blacklistu i objednávkami s příznakem "blacklist" (hledá se přesná shoda doručovací adresy, e-mailu, jména apod.)
Pozor! Kontrola dokáže rozpoznat i stejná slova s diakritikou či s velkými a malými písmeny. Fakturační adresa se nekontroluje.
Pokud je některá z následujících podmínek splněna, objednávka se označí "blacklist" příznakem:
- kombinace: Příjmení + název ulice je shodná s jakýmkoliv blacklistovým záznamem.
- kombinace: Ulice + číslo popisné + město je shodné s jakýmkoliv blacklistovým záznamem.
- kombinace: Login nebo e-mail se shoduje s jakýmkoliv blacklistovým záznamem.
Objednávku na blacklistu poznáte černým podbarvením čísla objednávky (namísto klasického zeleného podbarvení.)
Detaily, proč se nová objednávka dostala na blacklist, je vidět v detailu konkrétní objednávky nebo ve výpisu po najetí na černé podbarvení.
U jakékoliv objednávky nebo zákazníka lze příznak "blacklist" nastavit. Při příštím nákupu se tak jakákoliv objednávka může dostat "blacklist" příznak a upozornit tak obsluhu na podezřelou objednávku (v případě splnění alespoň jedné ze tří výše uvedených podmínek). Příznak "blacklist" lze v detailu konkrétní objednávky odstranit.
Existuje i tzv. konfigurovatelný Whitelist, kde jsou definovány e-mailové adresy, které se nikdy nedostanou na blacklist i když splňují výše uvedené. E-maily na whitelist můžete připojit ručně tak, že vybrané e-mailové adresy napíšete do příslušného pole v nastavení:
Vyhledejte KOSIK_WHITELIST_EMAIL, kliknutí na tužtičku u e-mailu se zobrazí pole pro přidání dalšího textu (e-mailových adres). Potvrďte uložením:
Záložka Storno objednávky/Dobropis
Může vzniknout situace, kdy bude nutné již zaplacenou objednávku stornovat. Aby byl pořádek v účetnictví, je nutné vystavit dobropis.
V horní části je možné připojit poznámku Storna. Ta se bude hodit pro pozdější vyhodnocování úspěšnosti e-shopu. Následně je možné Stornovat objednávku bez odeslání nebo s odesláním e-mailu informujícím o stornu zákazníka.
V horní části je možné připojit poznámku Storna. Ta se bude hodit pro pozdější vyhodnocování úspěšnosti e-shopu. Následně je možné Stornovat objednávku bez odeslání nebo s odesláním e-mailu informujícím o stornu zákazníka.
Projděte si práci s fakturací, kde jsou storna faktur a dobropisy také popsány.
Ve spodní části této editace se nachází nástroj na vytvoření dobropisu:
Je nutné zadat datum vystavení dobropisu, datum splatnosti a datum uskutečnitelného zdanitelného plnění v případě, že jste plátce DPH.
Je dobré rovněž uvést důvod pro vytvoření dobropisu, který se do dobropisu propíše. Příklad vygenerovaného dobropisu:
Do přehledu objednávek se pak objednávka uloží pod záložku Storno, kde se zobrazují také připojené poznámky ke stornu.
Záložka Rozšířené
Na záložce Rozšířené je možné připojit interní poznámku k objednávce, editovat data zadání, expedice či z prostředí administrace uživateli odeslat dotaz prostřednictvím jednoduchého formuláře. Je zde třeba si pohlídat správně vyplněné e-mailové adresy.
Záložka Historie
Tato záložka eviduje provedené změny v objednávce. Je to užitečné, pokud e-shop spravuje více administrátorů. Zároveň se ukládají časy, takže je možné dohleda přesně, kdy došlo k jaké akci:
Zobrazení dalších informací o objednávce
Stiskněte tlačítko I a zobrazí se okno s dalšími informacemi:
Jedná se o další informace o objednávce. Po rozkliknutí jsou vidět některé další údaje, jako například IP adresa, operační systém, prohlížeč zákazníka a další.
Telefonická objednávka
Někdy je výhodné na svůj e-shop umístit telefon. Může se poté stát, že vám budou vaši zákazníci volat a objednávat přes telefon. Samozřejmě je možné vyhledat produkt, který chtějí, vložit jej do košíku a objednat z prostředí e-shopu. Je tu ale i rychlejší způsob, který umožňuje objednat přímo z prostředí Administrace.
Pokud je na e-shopu nějaká speciální logika, která má vliv zejména na práci s košíkem, může být složité nebo nemožné tento modul použít a je rychlejší využít standardní cestu, akorát zadat vlastní e-mailovou adresu, případně e-mailovou adresu klienta, aby mu přišlo potvrzení o objednávce.
Pro zobrazení telefonické objednávky přejděte do Administrace -> Objednávky -> Nová telefonická objednávka.
Systém poté založí novou prázdnou objednávku a poté uvidíte okno pro přidání produktů. Začněte psát o jaký jde produkt, systém automaticky nabídne odpovídající produkty na e-shopu:
Tlačítkem “přidat” objednávku přidáte do výběru a následně je třeba potvrdit:
Po přidání produktu do objednávky se zobrazí objednávky v editačním okně, kde je třeba doplnit fakturační a doručovací údaje a dále nezapomeňte na Dopravu a Platbu. Ve spodní části je vložen objednaný produkt. Jak dále pracovat s editačním oknem je přiblíženo výše.
Pokud je vše vyřešeno, nezapomeňte kliknout na Uložit.
Nová telefonická objednávka se vloží do přehledu objednávek jako ostatní.
Trasování zásilky, trasování balíku
Pro balíky zasílané pomocí České pošty jsme připravili pro zákazníky možnost sledovat zásilku od podání až k doručení.
Co k tomu potřebujete? Stačí mít uzavřenou smlouvu s Českou poštou.
Jak to funguje?
Při samotné expedici zásilky z administrace e-shopu se balíku (objednávce) přidělí automaticky trasovací číslo z předem definované číselné řady. Toto číslo se vloží do šablonového e-mailu, který se posílá při expedici zásilky.
Zákazník tak může pak na jedno kliknutí sledovat (na mobilu, na svém PC apod.), kde se jeho zásilka právě nachází. Můžete ho také vidět jako administrátor ve výpisu v správě objednávek. Podrobnosti o možnostech sledování viz Česká pošta Track&Trace a mobilní aplikace Česká pošta.
